Projeto Capes Digital
Nos últimos dias de 2015, a equipe da Coordenação de Gestão de Documentos (CGD), vinculada à Coordenação-Geral de Recursos Logísticos da Diretoria de Gestão, tem trabalhado intensamente no Projeto Capes Digital.
Conforme apresentamos aos colegas em novembro e dezembro, o projeto implementa uma nova realidade institucional: a partir de 4 de janeiro de 2016, processos e documentos serão produzidos e tramitados de forma exclusivamente eletrônica.
Todo o gerenciamento de documentos e processos será feito por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a solução implementada pelo Projeto. Isso significa que usaremos o SEI para realizar todas as atividades atualmente feitas em papel. Criação de processos e documentos, assinatura, trâmite, arquivamento e expedição serão feitos dentro do próprio sistema.
De janeiro (dia 4) próximo em diante, os documentos físicos que usamos atualmente serão digitalizados e inseridos no SEI. Também os documentos externos recebidos na Seção de Protocolo e Expedição (SPE) ganharão uma versão eletrônica no SEI e a via física será guardada de imediato. Os papéis não mais tramitarão. As vias originais devem ficar em segurança, disponíveis para conferência a qualquer tempo. Se houver dúvida, o original estará sempre à mão!
O Capes Digital já está em andamento e no dia 4 de janeiro de 2016 a Capes vai adotar o Sistema Eletrônico de Informações. Nesta fase de mudanças (e também depois!) todos os colegas podem contar com o apoio da equipe da Coordenação de Gestão de Documentos. Estamos criando um serviço de atendimento para solucionar qualquer dúvida, anotar os problemas e ouvir as necessidades específicas de cada usuário. Assim que finalizarmos os detalhes, vamos informar a todas e todos como usar os serviços da central.
O Serviço de Digitalização também está na fase final de implantação. O serviço será responsável pela digitalização dos processos administrativos. Ainda nesta semana um manual com todas as informações será apresentado, detalhando como serão os procedimentos para envio de processos para digitalização.
Nossos treinamentos não param em dezembro! Em janeiro de 2016 teremos duas turmas semanais a partir da segunda semana do mês e continuaremos em fevereiro com treinamentos sob demanda.
A Coordenação de Gestão de Documentos, a Divisão de Tratamento da Informação e a Seção de Protocolo e Expedição entendem o impacto do Projeto Capes Digital sobre a forma de trabalhar. Por isso, a partir de 4 de janeiro de 2016, estaremos inteiramente à disposição para auxiliar e ouvir a todos os colegas, considerando a particularidade de cada unidade da Capes
Essas e todas as informações do Projeto Capes Digital serão amplamente divulgadas, por meio da Intranet e da ferramenta Novidades dentro do próprio SEI!
Agradecemos o apoio de todos e desejamos boas festas!
Atenciosamente,
Coordenação de Gestão de Documentos
