Sistema Eletrônico de Informações

Prezados,

A partir de hoje, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) entra em produção na Capes e é importante registrarmos algumas informações sobre sua utilização:

1) É possível que mais de um setor trabalhe com o mesmo processo ao mesmo tempo. O trâmite agora pode ser em paralelo.
2) Todo documento no SEI faz parte de um processo. Caso ainda não exista um no SEI sobre o objeto e o interessado do documento, é necessário iniciar um novo processo.
3) Os próprios setores iniciam seus processos, isto é, o procedimento de autuação agora é totalmente descentralizado.
4) Os processos administrativos que já existem e que estão tramitando devem ser encaminhados ao Serviço de Digitalização para migração para o SEI! Esse procedimento deve ocorrer na necessidade de tramitação ou de inclusão de novos documentos no processo.
5) É possível anexar processos, fazendo com que um processo se integre ao outro, juntando processos de assuntos e interessados em comum, assim como o é no físico.
6) O SPArq continuará sendo utilizado para controle dos documentos e processos físicos. O envio dos processos ao Serviço de Digitalização e as transferências ao Arquivo Central (AC) serão controlados por meio do SPArq. Apenas novos documentos não serão mais registrados no SPArq. Lembrando que os trâmites que não sejam para o Serviço de Digitalização ou as transferências para o AC devem acontecer a partir de agora no SEI.

Sobre o status do Projeto Capes Digital é importante informar:

Acesso ao SEI
O SEI já pode ser acessado pelo endereço https://sei.capes.gov.br, por meio do seu login e senha de rede! Além desse link, na tela principal da Intranet há um botão para acessar o sistema.

Atendimento do SEI
O Serviço de Atendimento do SEI, criado para auxiliar os usuários, está funcionando e pode ser contatado pelo e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. e pelos ramais 6844 e 6845. Qualquer dúvida ou necessidade, entrem em contato conosco!

Nova área da Intranet – Gestão de Documentos
A Intranet da Capes conta com uma nova seção, sobre Gestão de Documentos. Nesse novo espaço, serão disponibilizadas informações sobre o Projeto Capes Digital, as novidades sobre o SEI e outras informações sobre gestão de documentos. Os manuais do sistema, guias práticos e outros documentos gerados para auxiliar as atividades de gestão de documentos e os novos procedimentos que surgiram com a transição para o SEI também estarão concentrados lá, acessem!

Manual do usuário do SEI
O SEI conta com manual detalhando cada função e atividade dentro da ferramenta. O Manual encontra-se disponível na Intranet da Capes, na nova seção Gestão de Documentos, na parte do Projeto Capes Digital.

Manual de Expedição de Documentos
O envio de correspondências agora possui um novo fluxo. Para conhecer os novos procedimentos para expedição, acessem o Manual de Expedição de Documentos, documento elaborado pela Seção de Protocolo e Expedição (SPE), disponível na seção do Projeto Capes Digital, dentro da Intranet, na aba Gestão de Documentos.

Serviço de Digitalização de Processos e o Guia Prático de Digitalização
Conforme informado, o Serviço de Digitalização de Processos foi estruturado para evitar que a migração dos processos administrativos para o SEI atrapalhasse o fluxo de trabalho da Capes. O serviço encontra-se no 1º subsolo e a coleta de processos nas unidades será realizada mediante solicitação, pelo ramal 6880. Para conhecer o fluxo da digitalização dos processos, a Coordenação de Gestão de Documentos elaborou o Guia Prático de Digitalização que apresenta os procedimentos para o envio dos processos ao Serviço de Digitalização, acessem o Guia na nova seção da Intranet da Capes.

Treinamentos
A partir da segunda semana de janeiro, acontecerão novos treinamentos de usuários e os primeiros treinamentos de chefia. Para o treinamento de usuários é importante que as unidades encaminhem pelo menos um representante para ser usuário multiplicador do SEI. A Coordenação de Desenvolvimento de Pessoas irá divulgar a turmas e horários disponíveis.

Perfis
Os usuários do SPArq foram cadastrados no SEI, contudo, alguns usuários não possuíam a informação de lotação atualizada no SPArq (nossa fonte de informações). Assim, se ao entrar no SEI a unidade de lotação que fica no canto superior direito não corresponder sua atual lotação, entrem em contato com o Atendimento do SEI pelos ramais 6844 e 6845 que realizaremos a correção de imediato.

Impressora e digitalização de documentos
No Projeto Capes Digital planejamos que a digitalização dos processos administrativos seria centralizada no Serviço de Digitalização e a digitalização dos documentos avulsos (não processuais) seria realizada pelas unidades por meio das novas impressoras distribuídas por toda a Capes. Contudo, por um problema técnico, as impressoras só estarão prontas para digitalizar os documentos avulsos a partir da próxima semana. Assim, até que tal situação seja sanada, os documentos avulsos físicos que precisem tramitar poderão ser encaminhados para a SPE (Térreo) que os receberá e digitalizará. O documento físico será devolvido para a unidade e a versão eletrônica (em PDF pesquisável) será encaminhada por e-mail para o demandante, que o incluirá no SEI.

Ainda precisaremos realizar adequações no SEI para atender as especificidades das unidades da Capes, assim, nos colocamos à disposição para auxiliá-los na utilização do Sistema.

A Coordenação de Gestão de Documentos conta com a colaboração de todos nesta fase de transição.

Atenciosamente, Equipe Capes Digital