Importância da Organização do Trabalho para utilização do SEI

Com a utilização do SEI, os processos e documentos físicos em trâmite na Capes irão gradualmente migrar para o Sistema e muitos outros serão produzidos dentro dele.
Os documentos e processos que ingressaram na Capes desde 31/12/2015 já estão no SEI e estão sendo encaminhados às unidades dentro do próprio Sistema. Deste modo, inicia-se de fato o trabalho com o SEI.
A nova sistemática de trabalho exige um nível de organização maior sobre os processos e documentos com os quais trabalhamos.
Com o papel, os documentos e processos estavam visíveis no setor de trabalho, então sua organização poderia ser mais simples, como por exemplo, uma pilha de demandas a serem atendidas e sua presença física era uma alerta sobre o trabalho.
Com o SEI, a realidade se altera e é necessário a organização das atividades pelas unidades da Capes. O Sistema possuí um conjunto de ferramentas de controle que deve ser utilizado obrigatoriamente para preservar o rápido acesso aos processos e documentos e garantir que nada será ficará desapercebido.

São elas:

• Acompanhamento Especial
• Bloco Interno
• Bloco de Reunião
• Atribuição de processos a pessoas
• Bloco de Assinatura
• Pontos de Controle

Cada um possui uma função específica no SEI (e o detalhamento da utilização encontra-se no Manual do Usuário do SEI), vejamos:

Acompanhamento Especial: é a função mais abrangente de controle de processos. Por meio de um ícone em cada processo é possível acompanhá-lo, independente da fase ou unidade onde se encontra.

Os grupos de Acompanhamento Especial, assim como os blocos internos, são visíveis apenas para a unidade que os criou. Ao incluir processos em um grupo de Acompanhamento Especial, é possível acessá-lo de modo célere, sem a necessidade de realização de pesquisas. Os grupos de Acompanhamento Especial devem ser definidos e criados por cada área.

Atenção: cada processo só pode estar relacionado a um grupo de Acompanhamento Especial.

É possível adicionar um processo que não esteja aberto na área em um grupo de acompanhamento especial.

Passos para utilização do Acompanhamento Especial (para maiores detalhes, consulte o Manual do Usuário do SEI)

1º - Antes de qualquer coisa, é necessário criar os grupos de Acompanhamento Especial (seguindo as categorias utilizadas para organização do trabalho de cada unidade);

2º - Com os grupos criados, iremos adicionar os processos por meio do ícone (na tela de visualização do processo) selecionando o grupo desejado, com a possibilidade de anotar observações sobre o processo naquele grupo;

3º - Agora os processos estão concentrados nos grupos e é possível acessá-los pelo link "Acompanhamento Especial" no menu lateral, não sendo necessário realizar pesquisas.

Bloco Interno: uma função mais específica, os Blocos Internos permitem a utilização de várias metodologias de organização dos processos de uma unidade. Tal como o Acompanhamento Especial, o Bloco Interno é visível apenas pela unidade que o criou. Nesta ferramenta, um mesmo processo pode estar ligado a mais de um Bloco Interno. Neste caso é possível a inclusão de vários processos ao mesmo Bloco Interno por meio da tela de Controle de Processo.
Deve se atentar para a criação de categorias mais específicas, inclusive utilizando critérios diferentes, uma vez que o mesmo processo pode figurar em Blocos Internos diferentes.
A inclusão e a retirada de um processo em Bloco Interno ficam registradas no histórico completo do processo, acessível pela função "consultar andamento" disponível na página de cada processo. Este histórico pode ser visualizado por todas as áreas que acessarem o processo, ajudando a identificar sua localização em Blocos de outro setor.
Para a inclusão de um processo em um Bloco Interno é preciso que ele esteja aberto na área. Porém, mesmo após a conclusão do processo naquela área, ele continua acessível pelos Blocos Internos aos quais foi incluído, sendo diferenciado nos Blocos com a cor de seu número em vermelho.

Passos para utilização do Bloco Interno (para maiores detalhes, consulte o Manual do Usuário do SEI)

1º Deve-se criar os Blocos Internos da unidade por meio do Menu Lateral, na opção Blocos Internos e clicando no Botão Novo, utilizando os critérios de organização definido pelas unidades.

2º Com os Blocos criados, é possível a inclusão de processos no Bloco no momento da visualização do processo (ao se clicar no NUP dele) por meio do botão ou na tela de Controle de Processos, por meio do mesmo botão.

3º O acesso aos processos se dará pela opção Blocos Internos no Menu Lateral, onde é possível incluir anotações sobre cada processo no Bloco.

Bloco de Reunião: O Bloco de Reunião permite que uma unidade prepare um conjunto específico de processos para disponibilizar, apenas para conhecimento, para outra unidade. É a ferramenta ideal para processos que serão discutidos em reunião ou em decisão colegiada. Trata-se apenas da organização de um conjunto de processos para que outras unidades possam consultar. O Bloco de Reunião não permite que a outra unidade assine ou edite documentos no processo disponibilizado, mas permite a visualização de minutas. Para a alteração ou assinatura de documentos por outra unidade, é necessário utilizar a ferramenta Bloco de Assinatura.

Passos para utilização do Bloco de Reunião (para maiores detalhes, consulte o Manual do Usuário do SEI)

1º - Deve-se criar o Bloco de Reunião, por meio da respectiva função no Menu Lateral, selecionando as unidades com as quais o Bloco será disponibilizado.

2º - A partir da criação do Bloco, a inclusão dos processos se dará pela tela Controle de Processos ou pela visualização do processo por meio do botão: , selecionando Bloco de Reunião na caixa de opções e escolhendo qual o Bloco.

3º - O Bloco de Reunião estará disponível apenas quando a função Disponibilizar Bloco () for selecionada. Após a disponibilização do Bloco não é possível a inserção ou exclusão de processos na lista. Para tal, é necessário encerrar a disponibilização por meio do botão .

Atribuição de Processos a Pessoas: Essa ferramenta tem a mesma função da Distribuição no SPArq, isto é, ela serve para definir a quem determinado processo está sendo delegado. Sugerimos fortemente que todo processo na unidade, exceto aqueles que estiverem encerrados, sejam atribuídos a um usuário. Essa ferramenta serve como a mesa digital de trabalho de cada usuário do SEI. A utilização dessa ferramenta assim que um processo inicia-se ou chega na unidade impede que documentos sejam esquecidos, já que eles serão atribuídos a uma pessoa e essa pessoa deve tomar conhecimento do processo e suas providências. O ideal é que haja pessoas que façam esse controle diariamente, garantindo que todos os processos sejam atribuídos a alguém.

Passos para utilização da Atribuição de Processos a Pessoas (para maiores detalhes, consulte o Manual do Usuário do SEI)

1º - A função pode ser utilizada em lote por meio da tela de Controle de Processos ou por meio da visualização de um processo, ambos pelo ícone: .

2º - Após selecionar os processos na tela de controle ou clicar no ícone mencionado na visualização do processo é necessário identificar qual será o usuário responsável pelo processo.

3º - Feita essa ação, na tela de Controle de Processo estará disponível, logo após o nº do processo, o login de rede do usuário a quem o processo foi atribuído, conforme imagem abaixo:

Cada usuário poderá visualizar todos os processos atribuídos a ele utilizando o link "Ver processos atribuídos a mim" na página Controle de Processos e poderá visualizar os processos atribuídos a outros usuários no setor clicando no login que aparece logo após o nº do processo, conforme imagem acima.

Bloco de Assinatura: Essa ferramenta tem dupla função: permite agrupar um conjunto de documentos para assinatura de outra pessoa da unidade (como por exemplo, as chefias) e também permite a disponibilização de documentos para serem modificados e assinados por outras unidades (um exemplo é a SLR, assinada pela chefia da área e pelo Ordenador de Despesa – normalmente o Diretor). Nesse caso não acontece o trâmite do processo. A ferramenta substitui a atividade que fazíamos no físico de levar um conjunto de processos ou documentos para que a autoridade assinasse. Por meio dela é possível assinar documentos em lote, mas preserva-se a possibilidade de consultar individualmente cada processo e documento. Diferente das outras ferramentas faladas até agora, o Bloco de Assinatura diz respeito a documentos e não aos processo.

Passos para utilização do Bloco de Assinatura (para maiores detalhes, consulte o Manual do Usuário do SEI)

A criação dos Blocos de Assinatura dependerão da forma de trabalho de cada unidade, bem como da forma de interação entre unidades, quando existe a assinatura de documentos em conjunto. Ela deve considerar a forma de se organizar os documentos (se por projeto, por tipo de documento, por assunto) e a disponibilidade das chefias em assinar os documentos (separando os blocos por dia, por turno, por semana). O passo-a-passo para criação dos Blocos de Assinatura está detalhado no Manual do Usuário do SEI.

Pontos de Controle: Essa ferramenta permite indicar para cada processo a fase na qual ele se encontra em um fluxo de trabalho. O controle é realizado por unidade, não sendo visível para outras áreas. Se determinado processo passa por um conjunto de fases dentro da mesma unidade, é possível indicar no SEI a fase que processo encontra-se naquele momento e inclusive organizar os processos por meio dessas categorização. Essa ferramenta permite uma visão gerencial dos processos por meio do fluxo de trabalho. Mesmo que um processo esteja fora da unidade é possível visualizar sua situação por meio da ferramenta de Ponto de Controle, no Menu Lateral. Podemos exemplificar o Ponto de Controle com as seguintes categorias: Em análise técnica, Em análise do consultor, Para publicação, Para pagamento, Pagamento realizado, Aguardando prestação de contas etc.

Passos para utilização dos Pontos de Controle (para maiores detalhes, consulte o Manual do Usuário do SEI)

1º - A gestão de quais pontos de controle está disponível para as unidades é realizada pelo Atendimento ao SEI. Assim, se sua unidade necessita criar Pontos de Controle específico, ela deve entrar em contato conosco (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.) e encaminhar quais são os Pontos de Controle necessários no seu fluxo.

2º - Após criados e disponibilizados, todo processo no SEI, quando visualizado, terá o ícone que permitirá a definição do Ponto de Controle do processo.

3º - A gestão dos processos nas fases, por meio da ferramenta, poderá ser realizada pela opção Pontos de Controle no Menu Lateral, onde o usuário selecionará o tipo de processo e a situação (categoria do Ponto de Controle)