Arquivando velhas idéias. Informando novas

O que vem à cabeça quando você ouve a palavra "arquivo"? Se você pensou algo como um monte de papéis velhos encaixotados, um forte cheiro de mofo, uma pilha sem fim de folhas amareladas, sua idéia precisa mudar. Arquivos são todos os documentos produzidos e recebidos por uma Instituição. Sendo assim, eles possuem uma importância crucial no bom funcionamento de todo órgão da Administração Pública, como é o caso da Capes.

Uma boa gestão de documentos promove ganhos dos mais variados para a Instituição. Aumenta-se a rapidez e agilidade na recuperação de uma informação. Quem nunca passou sufoco por que não encontrava um papel importante? Sem contar no caráter de prova de um documento. Na Justiça, quem mostra se está certo ou errado é um documento. Bater boca não vale nada.

Esses são apenas alguns dos motivos que tornam o cuidado com os documentos uma relação tão especial. Pensando nisso, a Capes contratou dois novos arquivistas no último Concurso Público, os primeiros arquivistas de todo o Ministério da Educação. Ítalo Alves e Rubens Guimarães agora integram, junto com a coordenadora Mônica Veloso e o servidor Brasil, a nova Coordenação de Gestão de Documentos (CGD), que apresentou seus projetos para a presidência da Capes ontem, dia 18.

Importância e eficiência

O cuidado com os arquivos está presente na Constituição. O Art. 5º da nossa Carta Magna garante o acesso de todos os cidadãos à informação. Temos obrigação como servidores públicos de garantir esse acesso. A gestão e preservação dos documentos também são deveres da Administração Pública. Na Capes, esses cuidados devem ser ainda mais bem pensados, dada a expansão de sua abrangência recém estendida para a Educação Básica e Educação a Distância. Por isso é fundamental manter os documentos que contam a história da fundação. Para o nosso material de trabalho, a documentação possui um valor central.

Os princípios de uma boa Política de Arquivos devem atender à eficiência, à legalidade, à publicidade, à transparência e à moralidade que prezamos em nossa Instituição. Uma boa gestão de documentos pode articular uma transparência entre a Capes e a comunidade. A possibilidade de um pesquisador bolsista da Capes acessar de um outro país, detalhes sobre o seu processo seria um bom exemplo das possibilidades que uma boa gestão de documentos abrem.

Problemas, carências, falta de comunicação

A Coordenação de Gestão de Documentos surgiu para solucionar uma série de problemas com documentação. Da Capes O primeiro deles é a localização. Como todos sabem, e devem estar sentindo, estamos passando por uma racionalização do espaço físico. Se está complicado para as pessoas, imagine para os documentos. Mas o espaço é apenas um dos problemas..

Um dos arquivos da Capes, o localizado no Edifício da Garagem do MEC, está um caos. Montes de caixas empilhadas que ninguém sabe o que tem dentro. Traças, sujeira, nenhuma identificação. Outro arquivo um pouco mais organizado, com caixas identificadas e estantes que evitam o contato dos recipientes dos documentos com o chão, fica no segundo subsolo do prédio do Setor Hoteleiro. Mesmo assim está longe de ser o ambiente ideal. A umidade e a temperatura prejudicam a preservação dos documentos. Fora esses dois grandes arquivos, existem muitas outras caixas de documentos espalhadas por toda a Capes.

Outro problema comum na Capes é que as pessoas não usam o mesmo sistema. Muitas direções ainda usam CI (comunicação interna) uma ferramenta da década de 70. Existem muitas pessoas que elaboram os documentos na internet, como bem entendem. A presidência realiza planejamentos em Planilha Excel. O programa institucionalizado para acompanhamento de trâmites é o Acompdoc, um software de meados da década de 90, que não funciona bem para a realidade dinâmica da Capes de hoje. Apresenta problemas de busca, lentidão, filtros ruins. Além disso, não houve capacitação para o uso com o passar dos anos e o resultado é que quase ninguém utiliza esse programa atualmente.

Das dificuldades digitais

Hoje, muita coisa ainda circula em papel por aqui. A Capes tem feito um esforço de desburocratizar, aceita muita coisa em e mails, mas o processo de informatizar todo o conteúdo do nosso trabalho ainda não chegou. É importante uma certificação estrita, coisa que ainda não temos na Capes. Não dispomos da tecnologia necessária ainda para digitalizar tudo. As Diretorias de Avaliação e de Bolsas no Exterior já possuem uma experiência em trabalhar com documentos digitalizados, explica Brasil. "A Capes foi pioneira em digitalizar documentos na Esplanada", conta. Na época, houve um convênio com a UnB para a realização da tarefa. Hoje é preciso uma nova licitação para concretização desse trabalho.

Ítalo atenta para um problema dos arquivos digitalizados. "Um documento de papel você pode identificar com mais facilidade uma falsificação. O mesmo não acontece com arquivos digitalizados. É difícil identificar alguma fraude, tenha ela ocorrido antes ou depois da digitalização", afirma o arquivista. Os arquivos que já são confeccionados para ser eletrônicos não possuem esse problema. São arquivos legais e sua autenticidade pode ser conferida por meio de uma assinatura digital.

O uso de arquivos totalmente informatizados pela Capes também possui empecilhos. Ainda não temos um sistema de assinatura digital. O bom funcionamento fica frágil, muito propenso a falhas e vulnerável a problemas de legalidade. De qualquer maneira, para Ítalo, os arquivos digitais são o futuro. "Sem dúvida, a agilidade da informação digital está em outro patamar. Mas temos que olhar também para a preservação e acessibilidade", explica o arquivista.

Projetos e futuro

Para a coordenadora do CGD, Mônica Veloso, a nova política de gestão de documentos enxerga a Capes como um diamante a ser lapidado. Existem muitos planos e projetos que devem refletir em todas as áreas da fundação. Pensa-se uma biblioteca, um centro de memória da Capes, em que a história da Fundação estaria preservada e disponível para a consulta da comunidade.

Outro passo importante é a padronização dos documentos. Existe a proposta do lançamento de um manual de redação de documentos. Um sistema inteiro de documentação. Algo mais moderno que se adapte a realidade da Capes. Implantação de uma Tabela de Temporalidade dos documentos e de um Código de Classificação.

A idéia é que o CGD coopere com outras diretorias, auxilie cada coordenação a gerir bem seus documentos, não organizar os arquivos de cada setor. É importante mostrar que o benefício é da própria área que souber trabalhar bem os documentos. Outro planejamento é que o MEC vai aderir aos protocolos ligados a uma iniciativa internacional de promoção de softwares abertos, o que vai garantir a possibilidade de acesso desses documentos no futuro.

Mudanças de todos

A exposição da CGD deixou claro que existem grandes desafios para mudar a maneira como nos relacionamos com documentos aqui na Capes. O principal requisito para a mudança é o apoio institucional. Uma adesão que não vem apenas da presidência, mas de todos nós que trabalhamos nessa fundação. Também é importante a formação de recursos humanos, recursos materiais, como luvas, jalecos e grampos plásticos e, é claro, recursos financeiros, para a promoção de cursos de capacitação e melhoria das instalações.

Nesse momento, a Coordenação de Gestão de Documentos está concluindo os diagnósticos. Eles vão elaborar projetos, focados em cada área, a serem implantados em caráter de urgência. A Capes trabalha com muita informação, daí a importância de uma boa gestão dessa informação. O Presidente da Capes, prof. Jorge Guimarães parabenizou a apresentação e garantiu o apoio institucional. "A gestão de documentos é algo sério que nunca se deu a importância devida", afirmou.