Criada política arquivística da Capes
Foi publicada, no Boletim de Serviço Especial nº 1 de Maio, a portaria de Política Arquivística da Capes. A criação da política foi uma das necessidades percebidas pela Coordenação de Gestão de Documentos (CGD) para definir os princípios da gestão documental. Esses princípios dizem respeito à autenticidade, veracidade, eficiência administrativa, atendimento aos preceitos legais e arquivísticos, além da garantia de acesso e usabilidade dos documentos.
Gestão documental significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando, assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico.
Com a Política Arquivística a CGD espera que os servidores saibam mais sobre os cuidados devidos com os arquivos. São considerados arquivos quaisquer documentos produzidos e recebidos pela Capes e pelos seus agentes públicos, independente do suporte da informação ou da sua natureza.
A política também tem como objetivos, possibilitar a recuperação e o acesso ao patrimônio documental, assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística e apoiar e estimular o uso da gestão documental na Capes.
Já como conseqüência da publicação da portaria será implantado o novo sistema de gestão arquivística de documentos, o SPArq. Ele é um software que permite entre outros benefícios a visualização, o controle e localização dos documentos que tramitam na Capes, desde a sua criação ou cadastramento até seu arquivamento, resguardando sempre critérios de segurança.
A CGD, dando prosseguimento às disposições da portaria, está trabalhando na constituição de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), composta por representantes de todos os setores da Capes. Esta comissão será responsável pela elaboração dos instrumentos principais da gestão documental: Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.
