Esclarecimento: Ofício x Memorando

• Uso de documento modelo

Atenção! Não utilize um número de memorando como modelo para criar um novo ofício!

O ideal é que se crie um novo documento com todos os campos devidamente preenchidos, para que esse ofício possa lhe servir de modelo para os próximos similares, ou seja, que se utilizem dos mesmos dados/estrutura (Fig. 1).

Dessa maneira, o novo documento gerado possuirá os campos de endereçamento e vocativo da correspondência (Fig. 2) que somente precisarão ser editados com os dados corretos.

Fig. 1

Fig. 2

Obs.: Caso seja imprescindível usar o número SEI de um memorando como modelo para um novo ofício, assegure-se de preencher adequadamente o endereçamento e o vocativo no texto do seu novo documento.

• Campo endereçamento:

Atenção! Os detalhes referentes ao destinatário são muito importantes!

- No caso de ofícios expedidos para pessoas físicas ou jurídicas externas à Capes, o endereçamento deve possuir o seguinte formato:

A (o) Senhor (a)
[Nome do Destinatário]
[Cargo do Destinatário] [Nome do órgão/instituição de Destino]
[Informação de Localidade/Logradouro do Destinatário]
[CEP e Cidade/Unidade da Federação, separados por espaço simples]

. Exemplo:
À Senhora
Adalene Moreira Silva
Decana de Pós-Graduação
Universidade de Brasília - UnB
Campos Darcy Ribeiro - Edifício CDT, 2° andar 70.904-970 Brasília/DF

- No caso de ofícios internos, o endereçamento terá o seguinte formato:

A (o) Senhor (a)
[Cargo do Destinatário]
. Exemplo:
Ao Senhor
Diretor de Gestão

• Uso das formas de tratamento nas comunicações com agentes públicos da Administração Pública Federal

Atenção! Ocorreram mudanças significativas nas formas de tratamento a serem utilizadas nos ofícios!

- O art. 2º do Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019, estabelece que o “único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais é senhor, independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião”. O parágrafo único complementa que “o pronome de tratamento é flexionado para o feminino e para o plural”; também estão vedadas outras formas de tratamento, tais como Vossa Excelência, Vossa Senhoria, Doutor, Digníssimo, etc.

- As regras do Decreto não se aplicam a comunicações com autoridades estrangeiras e/ou organismos internacionais; e a comunicações entre agentes públicos da administração pública federal e agentes públicos do Poder Judiciário, do Poder Legislativo, do Tribunal de Contas, da Defensoria Pública, do Ministério Público ou de outros entes federativos, na hipótese de exigência de tratamento especial pela outra parte, com base em norma aplicável ao órgão, à entidade ou aos ocupantes dos cargos.

- Recomendamos a leitura do Decreto nº 9.758 na íntegra.